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MFI: mapeando o fluxo de informação em um projeto!

Case: entenda como mapeamos o Fluxo da Informação e desenvolvemos uma visão sistêmica do nosso projeto e-SUS APS

Amanda Bressan Fogaça e Mahara Aguiar

Imagine a situação: você está nos primeiros dias do seu novo trabalho, feliz com a perspectiva de fazer algo que gosta e vendo propósito no que está desenvolvendo. Só que começa a ter dúvidas sobre o fluxo de demandas e entregas.

“Com quem preciso validar meu trabalho? Pra onde ele vai depois que eu termino? Quem vai me dar o insumo para que eu possa começar?” Se as dúvidas não forem respondidas, é muito provável que você desanime por não entender o seu trabalho e suas responsabilidades. Seria muito mais fácil se já existissem essas respostas em mãos assim que entrou no trabalho.   

Ter uma noção clara do que precisa ser feito para o desenvolvimento de um projeto é sempre trabalhoso, mas necessário. Seja ele algo novo ou um processo antigo. Não saber quais as partes envolvidas em cada etapa do projeto pode tornar o trabalho difícil e o tempo de execução maior do que o previsto. 

Mapear o fluxo da informação do projeto pode ser um bom caminho para prevenir estes problemas! 

Aqui no Laboratório Bridge, a ideia de desenvolver o Mapa ou Mapeamento de Fluxo da Informação (MFI) surgiu da necessidade de compreensão mais detalhada do nosso projeto pioneiro, o e-SUS APS. Com o MFI, passamos a ter uma visão sistêmica do processo e facilitamos a identificação de melhorias. 

Para saber as etapas desse case interno de sucesso, acompanhe o blogpost! 

• O que é o MFI
• Porque realizamos o MFI no Bridge
• Qual a função do MFI na rotina
• Os benefícios reais de um MFI

O que é o MFI? 

A sigla MFI representa Mapa ou Mapeamento de Fluxo da Informação, e provém de uma derivação do Mapeamento de Fluxo de Valor (MFV). Bastante utilizado na indústria (no famoso chão de fábrica), o MFV é uma ferramenta do Lean Manufacturing. 

De forma análoga, podemos resumir o MFI como a representação visual de um processo. Só que não estamos na indústria, e como organização de tecnologia, não desenvolvemos algo tangível. Por isso, consideramos que a matéria prima do Bridge, a coisa que transita entre nossas equipes até o desenvolvimento final de nosso produto, é a informação (por isso a utilização do MFI, e não do MFV).

Os objetivos de cada um são diferentes! O mapeamento de processos objetiva representar a ordem das atividades e o caminho percorrido, desde a matéria prima recebida do fornecedor até a entrega do produto ao cliente. Ele serve para identificar, compreender e formalizar os processos de uma organização, para assim poder realizar melhorias.

 Já o MFI, que segue a filosofia do Lean (assim como o MFV), além de possuir o caráter representativo do fluxo de informação, busca compreender quais atividades neste fluxo estão gerando ou não valor. Assim, se podem traçar melhorias que reduzam as atividades que não geram valor ao cliente/usuário final e potencializam as que agregam valor.

Por que realizar o MFI no Bridge?

Utilizamos as metodologias ágeis (scrum e kanban) para gerenciar nossos projetos no Laboratório Bridge. Por isso, temos equipes autogerenciáveis. Ou seja, não trabalhamos com processos engessados e padronizados  –  temos nosso fluxo de trabalho em comum, mas cada equipe possui suas peculiaridades, de acordo com o seu método de trabalho e sua demanda. 

São nove equipes de desenvolvimento trabalhando neste projeto, cada qual com suas particularidades. Por essas diferenças, identificamos  a necessidade de tornar visual o processo de desenvolvimento no projeto e-SUS APS e  possibilitar a compreensão dos “padrões” e “não padrões” nas diferentes equipes.

O desenvolvimento do MFI foi realizada por meio de um projeto com: 

4 Ciclos de OKR

15 pessoas envolvidas diretamente

9 pessoas entrevistadas

14 encontros

15 versões de fluxogramas elaboradas

Como os números mostram, elaborar um MFI necessita de envolvimento e muita dedicação. Após as quatorze versões anteriores, nossa 15ª é a versão final de entrega – o que não significa que ela não poderá ter melhorias no futuro. Aliás, não só pode, como deve! 

Nosso fluxo mapeado inicia na etapa de negociação, seguido pelas etapas de descoberta do produto, desenvolvimento nas equipes ágeis e quality assurance (QA), respectivamente. Ele foi desenvolvido na linguagem BPMN, nos softwares Bizagi Modeler e Bizagi Studio. 

Parte do fluxo do MFI – representação em linguagem BPMN

Como representado na imagem acima, para uma melhor visualização, o MFI também conta com diferentes raias. A raia horizontal representa o fluxo que está sendo mapeado –  no caso, o MFI e-SUS APS. As raias verticais representam a etapa do processo: briefing, ideação e prototipação, delimitação e refinamento, desenvolvimento, etc.

Por fim, cada atividade é representada por uma das caixinhas ao longo do modelo. Elas possuem uma breve descrição e detalham os participantes daquela atividade. Além disso, também informam as pessoas que são responsáveis e as que devem ser consultadas e informadas sobre a execução da atividade em questão. 

Imagine a praticidade de já ter tudo isso mapeado e descrito, quando você chega em um novo trabalho ou tem uma inserção em um novo projeto! 

Exemplo de descrição de uma atividade no MFI 

E qual a função do MFI na rotina?

Depois de mapear o fluxo da informação, é preciso garantir que esse trabalho não será em vão. Em outras palavras, é preciso arranjar maneiras de tornar o MFI o mais prático possível, para que todas as pessoas possam inseri-lo em suas rotinas. 

No Bridge, contamos com a ajuda de um dos nossos guardiães da cultura (fala, Chris!) para desenvolver um site do Google e  facilitar o acesso ao nosso fluxo. Assim, tornamos acessível a representação visual e suas descrições a todos colaboradores do Bridge. 

Os benefícios reais de um MFI

De forma resumida, construir o MFI trouxe os seguintes benefícios: 

• Ter uma visão sistêmica do processo de desenvolvimento no projeto e-SUS APS;
• Esclarecer responsáveis pelas etapas;
• Construir uma ferramenta de auxílio para treinamento/onboarding de novos colaboradores;
• Facilitar a identificação de melhorias no fluxo de trabalho do projeto;
• Auxiliar na  identificação de anomalias no processo existente.

Assim, por meio do projeto de Mapeamento do Fluxo de Informação do e-SUS APS, identificamos e mapeamos melhorias no fluxo de trabalho e abrimos as portas para o mapeamento de outros projetos e áreas do Laboratório. 

Uma vez que o projeto foi finalizado, o MFI tornou-se um processo no Laboratório. Se você também se inspirou a fazer um MFI de algum projeto, não o abandone assim que for concluído. 

Por aqui, há uma manutenção a cada seis meses, onde a equipe de Melhoria Contínua do Núcleo de Gestão revisa o fluxo existente com os principais envolvidos no projeto e realiza as alterações necessárias. Assim, garantimos, além de todos os benefícios citados, a gestão do conhecimento desse processo!

E aí, curtiu as nossas dicas? 

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• Como executar um Planejamento Estratégico de forma 100% remota
• b_thinking: o modelo de processo de UX do Bridge, agora para todos
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O Laboratório Bridge atua no Centro Tecnológico da Universidade Federal de Santa Catarina (CTC/UFSC), com equipes formadas por bolsistas graduandos, pós-graduandos e profissionais contratados. É orientado por professores do CTC e do Centro de Ciências da Saúde (CCS/UFSC).

Desde 2013, desenvolvemos sistemas e aplicativos para gerenciamento da saúde pública em parceria com o Ministério da Saúde e a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA).