Hackathon: como organizar uma maratona de tecnologia?
Entenda como criar a equipe organizadora, escolher o tema, planejar o ambiente e criar o plano de comunicação para o evento
Produzido por Fernanda Mioto, Everton Coelho, Isabela Mosquini e Marina Soares
Você já ouviu falar em Hackathon? O Hacka (ou, aqui no Lab, bridge_hack) é uma maratona de programação na qual profissionais de diversas áreas da tecnologia se reúnem por horas, dias ou semanas a fim de desenvolver uma inovação juntos! Isso pode ser explorar dados abertos, desvendar códigos e sistemas, discutir novas ideias ou desenvolver projetos.
No Bridge, o nosso Hackathon foi sobre o tema “análise de comportamento e satisfação dos nossos usuários através de dados”. Com equipes mistas e diversas, o resultado não poderia ser diferente: projetos incríveis, muita diversão, premiações e muito mais!
Quer descobrir o passo-a-passo da criação dessa competição? Vem com a gente!
- O time de organizadores
- Pensando no tema – qual vai ser?
- Criando o plano de comunicação
- Planejando o ambiente
- Decidindo parâmetros de avaliação das equipes
O time de organizadores
Antes de qualquer coisa, o primeiro passo para desenvolver um ótimo Hackathon é ter uma equipe de organizadores diversa e comprometida com o evento.
No nosso caso, juntamos designers, supervisores desenvolvedores, programador e analista de gestão de pessoas. Assim, havia especialidades diferentes, ajudando a chegar aos melhores resultados.
Pensando no tema – qual vai ser?
Desde a primeira reunião, percebemos que a escolha do tema seria crucial para o sucesso do evento. Isso porque o tema possui um peso forte na percepção das pessoas sobre o sucesso ou fracasso de um Hackathon.
Ou seja, era necessário desenvolver critérios para avaliar as ideias de temas. O que o tema precisa ter e contemplar para que todos os bridgers se sintam incluídos e motivados? Assim, desenvolvemos seis critérios de avaliação das sugestões. Vamos a eles!
- Tema que todos os colaboradores possam ajudar
Aqui no Bridge, temos uma gama bem diversificada de profissionais,desde desenvolvedores mobile que utilizam uma determinada linguagem, até profissionais ágeis da gestão. Por isso, foi necessário avaliar cada tema dentro da proposta de incluir todo mundo.
- Não se limita a um projeto
Desenvolvemos projetos como o Prontuário Eletrônico do Cidadão, e-SUS Vacinação, SISMOB Cidadão, entre outros. Ou seja, cada bridger trabalha em um projeto. Caso nossa escolha de tema fosse para um sistema em específico, os que já trabalham nele teriam vantagem e os que não são da área, dificuldade.
Embora este seja um critério limitante nos temas, deixando-os menos específicos, decidimos mantê-lo para deixar o evento mais justo, já que a cadência do Hackathon é de um ano.
- Não requer conhecimento prévio ou específico
Não gostaríamos de um tema muito técnico, em que desenvolvedores participassem o dia todo e membros de outras áreas não tivessem o que fazer. Isso desestimularia a participação destes em futuros eventos.
Além do mais, um tema muito técnico precisaria de muita pesquisa para o desenvolvimento da solução.
- Desperta interesse e motivação nos bridgers
É importante pensar: quanto esse tema consegue manter o pessoal motivado e engajado durante o dia para desenvolver a solução? Você pode pensar que determinado tema é mais importante para ajudar a sua organização no momento, porém, é necessário escolher algo que também anime quem vai desenvolver!
- Propício a ideias e inovações
O tema dá liberdade para as equipes inovarem e trazerem ideias diferentes? Se sim, é um bom indicativo!
- Condições iguais para as equipes
O tema gera condições desiguais entre as equipes? Por exemplo, é muito específico para Product Owners? Se sim, melhor escolher outro.
Após a definição desses critérios, vale um brainstorming (ou chuva de ideias) para explorar os possíveis temas e responder aos critérios. Na organização do nosso Hacka, desenvolvemos uma planilha em conjunto, em que colocamos todos os temas levantamos e avaliamos cada um.
Com isso, conseguimos filtrar melhor os temas e ajustar outros para que conseguissem atingir o critério. Como, por exemplo, criar material de apoio para gerar uma condição mais igual entre as equipes.
“Escolher o tema para o Hackathon foi um grande desafio! Por conta disso, levamos algumas reuniões para conseguir encontrar, discutir e refinar o tema. É um ponto crucial e merece a devida atenção para futuros eventos”.
Everton Coelho, membro da comissão organizadora
Criando o plano de comunicação
Um bom evento precisa de uma boa divulgação! E, para isso, é necessário desenvolver uma identidade visual condizente com o tema.
A escolha foi feita com base na identidade do evento anterior, com umaapenas algumas adaptações e atualização para uma linguagem mais alinhada com a cara atual do Bridge. Ou seja, mais tecnológica ainda!
Essa escolha foi feita com base na ideia de manter uma unidade entre os eventos, reforçando a marca do bridge_hack entre os colaboradores.
Depois de desenvolvida a identidade visual, pensamos em todas as comunicações que seriam necessárias para os bridgers. Como nossa comunicação é toda feita pelo Slack de forma assíncrona, todas as principais informações foram divulgadas ao laboratório através de peças gráficas.
Elas tiveram como objetivo comunicar todas as informações do evento. Dá uma olhada nas informações divulgadas para os bridgers por meio de peças gráficas:
- Inscrições para o Hackathon
- Composição e nomes das equipes inscritas
- Programação do dia e ocupação da sala
- Ganhadores
Também fizemos chamadas no Google Meet para a divulgação do tema, apresentação do pitch e a entrega das premiações.
Além das divulgações internas, também tivemos a produção dos prêmios dos vencedores e uma cobertura do evento nas redes sociais! A cobertura do evento pelas redes sociais (e, inclusive, a elaboração deste mesmo blogpost) teve como objetivo espalhar a importância do Hackathon dentro do Bridge! Assim, mostramos o quanto a frase #ExplorarNovosMundos faz parte da nossa cultura.
O plano de comunicação também incluiu a comunicação com as equipes inscritas no Hackathon! Após a inscrição, criamos canais com todos os participantes, visando facilitar a comunicação e ter mais abertura para tirar dúvidas mais específicas com os participantes.
Planejando o ambiente
Caso seu Hackathon seja feito de forma presencial ou híbrido, é importante que todos tenham acesso a salas separadas por equipes. Assim, eles poderão debater ideias, criar suas próprias formas de trabalho e dividir as atividades com seus times. Além disso, é essencial que todos tenham acesso a computadores de boa qualidade. No Bridge, providenciamos todos os equipamentos.
No nosso evento, as equipes podiam ser híbridas, o que tornava o desafio de planejamento de ambiente ainda maior. Já que temos uma política de trabalho remoto muito forte, não poderíamos deixar de incluir os bridgers #RemoteFirst. Por isso, a comunicação síncrona e assíncrona via Slack, Google Meet ou Discord era constante. Os que estavam no Laboratório presencialmente desenvolvendo a solução trabalhavam em conjunto com os bridgers que participavam de diversos outros lugares.
Outra questão pensada no planejamento foi o enriquecimento ambiental. Tínhamos café a vontade, criamos momentos de intervalo e, no final, levamos pizzas e vários outros lanchinhos para todo mundo relaxar e curtir os resultados finais!
Decidindo parâmetros de avaliação das equipes
Após toda a organização das equipes, desenvolvimento dos projetos e apresentação pra banca avaliadora, tivemos a avaliação das propostas. Nesse Hacka, tivemos uma pontuação dividida da seguinte forma:
- Possibilidade de implementação – peso 5
- Valor enquanto proposta – peso 4
- Inovação – peso 3
- Experiência do usuário – peso 3
- Pitch – peso 1
Anteriormente, o critério “possibilidade de implementação” não tinha um peso tão alto. Porém, dessa vez pensamos que uma maior valorização dele nos traria um resultado melhor com soluções possíveis de utilizações práticas!
O “valor enquanto proposta” teve o segundo maior peso, em que avaliamos o impacto da solução em questão de melhora de performance, quantidade de pessoas impactadas e valor das informações trabalhadas.
No momento da avaliação das propostas, rodamos um planning poker otimizado. Em resumo, um planning poker é uma técnica ágil utilizada no Scrum para que as equipes de projeto (neste caso, a banca avaliadora), consiga estimar um conjunto de tarefas rapidamente. Isso porque o tempo era curto, com apenas cinco minutos para a avaliação de cada equipe após o seu pitch.
Cada avaliador dava uma nota de um a cinco para cada critério, sem compartilhar com os outros avaliadores. Depois que todos tivessem avaliado, os mesmos discutiam cada um dos critérios, expondo as notas dadas por cada avaliador, levando em consideração principalmente as observações dos avaliadores que deram a maior e menor nota.
Durante a discussão, eram anotados os pontos fortes e fracos das soluções e, após toda a conversa, chegavam a um consenso sobre a nota de cada categoria.
É só partir pro abraço!
Após a avaliação dos projetos e divulgação do primeiro, segundo e terceiro lugar, entregamos as respectivas premiações para os vencedores. Também fizemos uma devolutiva para as equipes com as notas, destacando os principais pontos das soluções e os que poderiam ser melhorados.
Também coletamos feedbacks dos participantes do evento, com perguntas sobre tema, organização, execução, avaliação e demais pontos. Isso para avaliar as características de melhoria do evento e, é claro, buscar cada vez mais #FazerBemFeitoInclusiveOCafé.
As soluções desenvolvidas foram pensadas inteiramente pelos bridgers e servirão para auxiliar ainda mais no nosso desenvolvimento pela melhoria da gestão pública brasileira.
Aí foi só festa, pizza e descanso! 🍕
É o Bridge cada vez mais contribuindo para o bem das pessoas com tecnologia e inovação!
E aí, curtiu conhecer um pouco do processo de criação do Hackathon?
Então continue nos acompanhando para conferir novos conteúdos!
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O Laboratório Bridge atua no Centro Tecnológico da Universidade Federal de Santa Catarina (CTC/UFSC), com equipes formadas por bolsistas graduandos, pós-graduandos e profissionais contratados. É orientado por professores do CTC e do Centro de Ciências da Saúde (CCS/UFSC).
Desde 2013, desenvolvemos sistemas e aplicativos para gerenciamento da saúde pública em parceria com o Ministério da Saúde e a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA).
