Como melhorar a comunicação no trabalho remoto?
Inspirado em um treinamento realizado pelos bridgers, saiba as principais dicas e truques para uma comunicação eficiente entre equipes remotas
Júlia Duarte, Luísa Lacerda e Ricardo Prado
O trabalho remoto veio para ficar no dia a dia das instituições. Aqui no Bridge, nosso trabalho é em modelo híbrido remote first, com horários flexíveis e autonomia para os colaboradores escolherem sua modalidade de trabalho.
Como temos diversas pessoas trabalhando em formatos e horários diferentes, se torna ainda mais importante estarmos atentos à maneira com que nos comunicamos diariamente. Por isso, compartilhamos essas dicas para mandar bem na comunicação remota entre as equipes, baseadas nas nossas próprias experiências!
Vem com a gente! 👇
- Por que pensar a comunicação remota?
- Analisando a situação
- Regrinhas para facilitar a comunicação remota
- Dicas extras para reuniões online
Por que pensar a comunicação remota?
A comunicação é o processo em que uma mensagem é transmitida, envolvendo aspectos verbais e não verbais. Nesse caminho, corre o risco da informação sofrer algum ruído, ou seja, a mensagem não ser recebida com a intenção com que foi emitida!
Então, é importante pensar o que vamos falar, para quem e como, evitando essas falhas de comunicação. Na comunicação remota ou híbrida, esses pontos ficam mais visíveis. Por isso a necessidade de pensar estratégias para melhorar o processo.
Analisando a situação
Antes de tudo, é preciso saber a diferença entre comunicação assíncrona e síncrona para saber quando aplicar cada uma. Na síncrona, as pessoas estão juntas de forma simultânea, independente da maneira. Tanto faz que seja uma reunião remota ou no escritório.
Enquanto na comunicação assíncrona, o envio e recebimento da mensagem acontecem mensagem em momentos diferentes, como os e-mails ou mensagens de texto.
Ao explorar as possibilidades de comunicação assíncrona, precisamos nos adaptar ao nível de formalidade necessária. Lembre que você não está enviando um meme para um amigo no Whatsapp, mas sim uma mensagem no ambiente de trabalho (por maior que seja a amizade com seus colegas!).
Isso exige que a informação seja clara e organizada, para que a pessoa do outro lado consiga compreender e realizar a tarefa sozinha, sem necessidade de comunicação síncrona.
A compreensão de quem recebe a mensagem é muito importante. Por isso, devemos nos colocar no lugar do outro, ter empatia e pensar o que ele sabe sobre o tema, o que precisa para compreender a mensagem, qual o melhor momento para falarmos, entre outras coisas.
Regrinhas para facilitar a comunicação remota
Existem muitas ferramentas que podem auxiliar na comunicação assíncrona, mas é preciso saber qual usar, avaliando a mais adequada para cada situação. No Lab, utilizamos principalmente o Slack. Alguns recursos do próprio app nos auxiliam na comunicação entre as equipes. São acordos básicos, que já deixam tudo mais organizado. Cada equipe utiliza do melhor jeito para si, então é importante que tudo esteja alinhado para que todos entendam o uso de cada função, mesmo que seja novo no grupo.
Algumas funções que utilizamos:
–Avise o começo e fim do seu horário de trabalho: Em algumas equipes é comum que as pessoas avisem quando estão chegando para trabalhar e quando estão saindo, assim não rola mensagem fora do período disponível.
–Coloque o tema da mensagem no seu início: Anunciamos o intuito da mensagem logo no início, entre colchetes [] para que a pessoa saiba o assunto logo de cara (como está no print aqui embaixo!).
– Use o poder dos reacts: React não precisa ser só pra mensagens engraçadinhas! Cada equipe tem uma maneira de sinalização se viu a mensagem ou já fez a atividade. Na equipe de Comunicação, por exemplo, marcamos um check quando vemos a mensagem e uma ampulheta quando vamos ver depois.
–Atualize seu status ao longo do dia: Usamos os status quando queremos indicar uma pausa pro café, um momento de foco, se estamos indisponíveis, de férias e o que mais for útil que as pessoas saibam.
– Centralize o trabalho em threads: O Slack permite comentários nas mensagens, formando uma thread de respostas. Dessa forma, facilita a busca por um tópico específico e evita assuntos se misturando no canal principal da equipe ou projeto.
Print de uma mensagem no slack que demonstra alguns dos recursos citados acima.
Dicas extras para reuniões online
A flexibilidade na jornada de trabalho dificulta juntar a equipe inteira no mesmo horário. Por isso vale pensar: esse assunto precisa ser discutido em uma reunião? Ou será que é a famosa “que poderia ser um e-mail?”. Às vezes, os assuntos tratados na reunião poderiam ser facilmente resolvidos por mensagem de texto, áudio ou vídeo curto. Afinal, reuniões ocupam mais tempo de trabalho do que esses recursos.
Mas, se o tema exige essa comunicação mais ágil ou é mais complexo, está tudo bem marcar uma chamada. A dica é preparar uma pauta sobre os temas que vão ser discutidos, garantindo que tudo que for necessário será discutido, além de preparar todos os participantes. Outra ação é elaborar uma ata para fazer o repasse das decisões tomadas na reunião.
E quando planejar uma reunião, considere também o tempo de trabalho da equipe. Estagiários e bolsistas geralmente possuem meio período de um CLT; então, uma reunião de 2 horas pode levar metade de um dia de pessoas nesse regime de trabalho.
Agora você pode aplicar todas essas dicas e ter uma comunicação remota incrível!
Curtiu? Esse conteúdo vem de um treinamento realizado no Bridge! Você pode conferir o conteúdo completo no Youtube:
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O Laboratório Bridge atua no Centro Tecnológico da Universidade Federal de Santa Catarina (CTC/UFSC), com equipes formadas por bolsistas graduandos, pós-graduandos e profissionais contratados. É orientado por professores do CTC e do Centro de Ciências da Saúde (CCS/UFSC).
Desde 2013, desenvolvemos sistemas e aplicativos para gerenciamento da gestão pública, com parcerias firmadas com o Ministério da Saúde, a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) e Ministério da Educação.
