Como executar um Planejamento Estratégico de forma 100% remota
Neste passo a passo, confira a experiência do Laboratório Bridge e aprenda a fazer um PE online!
Conteúdo produzido por Jades Hammes, CEO, e a equipe de Melhoria Contínua: João Vitor Lourenço, Amanda Bressan, Andrieli Pscheidt e Raphael Furtado.
Você já participou de uma reunião de Planejamento Estratégico de uma organização? Se sim, deve lembrar bem como é a atmosfera desse momento:
Pessoas reunidas em uma sala, vários post-its colados pelas paredes. Entre dinâmicas e diferentes opiniões, vocês tentam responder perguntas difíceis. Quem somos? Qual o valor entregue ao cliente? Qual nossa essência? E nossos pontos fortes e fracos? Quais oportunidades e ameaças? E aí se vão boas horas…
Realizar um Planejamento Estratégico (ou PE) exige um planejamento profundo. É preciso, entre outras coisas, garantir uma boa comunicação entre quem participa, para não cair na armadilha de debater um mesmo assunto por horas.
Se pode ser complicado realizar esse momento em um ambiente presencial, imagine de maneira remota, precisando que todos estejam envolvidos, presentes e engajados. Só que, cada vez mais, essa possibilidade se torna real, conforme mais e mais organizações migram para o formado remoto e híbrido.
Foi isso que aconteceu no Laboratório Bridge no último ano, e são os aprendizados desta jornada que vamos compartilhar agora. Por isso, nesse artigo você confere:
- Os desafios de um Planejamento Estratégico remoto
- Planejando o Planejamento Estratégico
- Estratégias de engajamento em uma reunião online
- O que fazer depois do Planejamento Estratégico
Os desafios de um Planejamento Estratégico remoto
Independente do setor atuante, o Planejamento Estratégico é uma ferramenta essencial para o crescimento de uma organização. É com ele que se estabelece onde chegar, a partir de objetivos claros e alinhados com a cultura do local.
Com o Bridge não foi diferente. Ainda em 2020, identificamos a necessidade de nos reposicionarmos estrategicamente, porém tínhamos um grande desafio: como realizar um planejamento estratégico de maneira remota em um cenário pandêmico?
Afinal, nossa cultura estava enraizada no método presencial de reuniões importantes! Pra você ter uma ideia, além de Open Coffee, temos Open Post-it na sede do Bridge – esse é o tanto que a gente ama criar esses fluxos nas nossas paredes.
Queríamos estabelecer uma comunicação clara e transparente com os colaboradores, os bridgers, como os chamamos carinhosamente, e isso também exige um planejamento maior no ambiente remoto. Além disso, precisaríamos fazer materiais atraentes o suficiente para que as pessoas envolvidas estivessem engajadas nas reuniões.
Por isso, em novembro de 2020 nos reunimos para debater sobre o Planejamento Estratégico, que só aconteceria no mês de março do ano seguinte. Foram quatro meses de planejamento e organização, que fizeram a diferença para que o PE fosse bem-sucedido.
Planejando o Planejamento Estratégico
Planejar um Planejamento Estratégico pode parecer estranho, mas é uma etapa extremamente importante. Existe um mundo de atividades que precisam ser realizadas antes que o PE propriamente dito aconteça.
Por isso, a etapa de pré-PE foi marcada por duas grandes entregas:
- Elaboração de Cronograma de Atividades
- Preparação de material para os encontros com os gestores do Laboratório
Tratando-se de um momento que seria realizado de forma remota, exploramos ao máximo ferramentas que nos auxiliassem nesse momento. Algumas sugestões são murais/boards online, enquetes e comunicados dentro de canais específicos no Slack (nossa ferramenta de comunicação interna), formulários no Google Forms, e outras ferramentas de interação como Polly e Kahoot!.
Para a elaboração adequada do Cronograma, é preciso manter uma comunicação transparente com os envolvidos, alinhando as melhores datas e horários. Para facilitar a interação, usamos ferramentas de trabalho do nosso dia-a-dia: planilhas do Google Sheets e canais de comunicação via Slack.
Já na elaboração do material para os encontros do Planejamento Estratégico, adotamos três pilares principais a serem trabalhados.
- Missão, Visão e Valores:
Um bom PE começa quando nos questionamos sobre nossa missão, visão e valores. São perguntas como “Qual a nossa razão de existir?” “Qual valor entregamos para nossos clientes?” “Quem são?” “Onde queremos chegar?” que devem ser respondidas.
Para saber o quão aderentes são missão, visão e valores atuais na cultura da organização, é preciso perguntar para quem faz parte dela. Por isso, para nós a opinião dos bridgers é extremamente valiosa. Logo, aplicamos um formulário para ouvir suas percepções das então missão e visão do Laboratório no momento. O resultado foi posteriormente analisado em reunião do PE, mas isso a gente conta mais pra frente!
- Análise Interna e Externa:
Olhar para dentro e fora da organização é essencial durante o PE. Realizamos um levantamento de informações internas da organização – com os pilares Cliente, Sustentabilidade e Colaborador – e informações externas – ou seja, a situação do mercado em que estamos inseridos.
Na organização dessa análise, também não deixamos os bridgers de fora! Realizamos uma capacitação sobre Análise SWOT junto a uma dinâmica em grupo para respondermos quais nossas forças, fraquezas, oportunidades do meio e ameaças que estamos suscetíveis.
Dica: Existe uma série de métodos e ferramentas que auxiliam na identificação e priorização das informações levantadas para análises internas e externas. Por aqui, sugerimos Análise/Matriz SWOT, Análise PESTEL, Forças de Porter e Matriz GUT.
- Desdobramento estratégico:
Por fim, no Desdobramento estratégico operacionalizamos a nossa visão, ou seja, definimos que passos são necessários para chegarmos aonde queremos. Consiste na definição de objetivos, metas e ações estratégicas que serão realizadas nesse período e que devem ser acompanhadas periodicamente.
Como o desdobramento só pode ser realizado uma vez que a visão esteja definida, ele é necessariamente uma etapa posterior dentro do fluxo de atividades do PE em si. Mas é importante saber que ele precisará existir e colocá-lo no Cronograma de Atividades, senão corre-se o risco de ter uma visão incrível, e nenhuma ideia do que é necessário para chegar lá.
Estratégias de engajamento em uma reunião online
Após concluir as etapas de estudo e preparação dos materiais e dinâmicas, é chegado o momento de realizar o evento de Planejamento Estratégico. Aqui, o grande desafio é: como garantir o engajamento das pessoas num cenário remoto?
Estas são algumas dicas estratégicas, que adotadas por nós e podem te auxiliar:
👉 Crie apresentações interativas
Buscamos ser criativos, e construímos nosso PE a partir de uma analogia: comparamos a construção do PE à viagem longa. A missão é o motivo da nossa viagem. A análise interna de forças e fraquezas nos diz se temos o veículo necessário para alcançar nosso destino final; já a análise externa, de oportunidades e ameaças, é como um guia de países, onde avaliamos quais opções temos e quais os desafios dos locais que queremos visitar. Por fim, a visão é onde queremos chegar: é decidir o nosso destino!
👉 Desenvolva dinâmicas integrativas
Apesar de ser um momento online, realizamos dinâmicas em grupos envolvendo perguntas a respeito do tema abordado. No geral, nossas dinâmicas consistiram em dividir grupos pequenos de pessoas, depois apresentar os resultados em grupo maior para gerar debates acerca do assunto.
👉 Tenha uma pessoa mediadora
É comum que as discussões no PE tomem grandes proporções e às vezes saiam do objetivo central. Por isso, é extremamente importante a definição de uma pessoa mediadora nesse momento, encaminhando as discussões para um foco e evitando que a reunião saia do controle.
Hoje, existe uma série de sites que realizam reuniões virtuais que possuem elementos como timers, ordenação de perguntas e a definição de ordem de fala (a famosa “mãozinha” do Google Meets faz milagres, viu).
👉 Utilize board online
Um Planejamento Estratégico requer gestão visual e, para a versão remota, isso não é diferente. Já que não tínhamos papéis em mãos, utilizamos boards online para auxiliar nas dinâmicas em grupo.
Dica: Na internet encontramos vários boards que podem ser utilizados. No nosso caso, utilizamos o Mural. 😀
👉 Não esqueça da Comunicação Interna
Um pilar essencial do Planejamento Estratégico foi a transparência para todos os bridgers dos resultados do que estava sendo construído. Para isso, utilizamos ferramentas como Slack, Figma (para criação das artes dos comunicados) e Google Forms. E também, caso necessário, avalie a viabilidade de eventos especiais de divulgação (por aqui, aproveitamos o Quick F5, nosso evento mensal de transparência e alinhamento).
O que fazer depois do Planejamento Estratégico
Certo, você conseguiu ter reuniões e dinâmicas proveitosas, e saiu delas com Missão, Visão e Valores definidos e Análise Interna e Externa realizadas e priorizadas!
As nossas são:
Mas não pense que o Planejamento Estratégico acabou, viu? Agora, é hora de definir os objetivos. Utilizamos o OKR como sistema de gestão de metas (afinal, vivemos num ambiente ágil). Definimos a cadência da nossa estratégia em OKR da Visão para 3 anos; OKR Estratégico para 1 ano e OKRs Táticos para 3 meses.
Para nivelar todos envolvidos nesse processo de elaboração dos OKRs, preparamos um treinamento com os conceitos, boas práticas e exemplos dessa metodologia. Lembrando que a comunicação e transparência são pontos chaves no trabalho remoto, mantivemos todos os bridgers a par dos novos objetivos e resultados-chaves por meio dos canais do Slack.
Além disso, criamos um evento trimestral de Review de Ciclo OKR para o compartilhamento do que foi conquistado e as lições aprendidas. Caso um evento síncrono seja inviável na sua organização, você pode divulgar os resultados através de quizzes, vídeos, apresentações ou outras ferramentas que façam sentido na sua cultura organizacional.
Contamos um pouco sobre a nossa jornada com o Planejamento Estratégico e seu desdobramento. Tínhamos um desafio e, em equipe, conseguimos solucioná-lo! Entregamos um PE que teve suas dificuldades, mas que ao final deu muito certo.
Esperamos que tenha gostado, e que as dicas expostas possam ajudar você 💙
O Laboratório Bridge atua no Centro Tecnológico da Universidade Federal de Santa Catarina (CTC/UFSC), com equipes formadas por bolsistas graduandos, pós-graduandos e profissionais contratados. É orientado por professores do CTC e do Centro de Ciências da Saúde (CCS/UFSC).
Desde 2013, desenvolvemos sistemas e aplicativos para gerenciamento da saúde pública em parceria com o Ministério da Saúde e a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA).
