Integração online: fazendo um evento remoto pra entrar na (nossa) história
Como planejamos e executamos um Torneio que engajou nossas equipes e nos uniu em tempos de isolamento
Escrito por Mahara Aguiar, assessora de comunicação.
Em março, o Laboratório Bridge se viu na mesma situação de milhares de outros locais de trabalho no Brasil afora. Do dia pra noite, mudamos todo o trabalho presencial para o remoto. Com mais de 100 dias nesse formato, tiramos algumas lições, que já compartilhamos no Medium.
No primeiro feedback geral de Bridgers, percebemos a falta que a integração fazia (normalmente, temos muitos eventos ao longo do ano). Por isso, criamos o Torneio Bridge e-vent version. Mesmo distantes, conseguimos manter uma das iniciativas que traduzem o clima de integração e leveza que caracterizam nossa cultura! 💙
Não foi fácil a jornada para tornar a experiência do Torneio incrível. Como qualquer evento presencial, precisamos de muito planejamento e organização. Mas as peculiaridades do remoto foram várias, e por isso queremos compartilhar nosso passo-a-passo com vocês.
A lição #0 é saber que não vai ser perfeito, e tudo bem. Por isso valorizamos feedbacks e análises: seguimos em frente aprendendo com o que deu certo e o que precisamos adaptar. Dito isso, vamos à lista!
1. Criar um evento alinhado com sua cultura organizacional
Não adianta investir em um evento que colaboradores e colaboradoras não se sentirão felizes ao participar. Por isso, é importante alinhar o tipo de evento a ser feito com a cultura que a organização já possui — sejam jogos, talks, quizzes, o que for.
Escolhemos um evento de jogos online porque está na cultura do Laboratório ser geek! E já tivemos experiências positivas com esse tipo de integração antes: no Dia da Toalha de 2019 fizemos vários jogos simultâneos nas salas do Laboratório, e foi sucesso.
A identidade visual escolhida para o Torneio e formulada pela Laís Ezawa, Designer da Gestão, foi inspirada no vaporwave, movimento estético bem comum aos jovens da internet (ou seja, grande parte da nossa galera).
2. Anunciar com antecedência o porquê e como será o evento
No nosso caso, o Torneio foi uma integração não obrigatória, e realizamos em uma sexta-feira após o expediente em clima de Happy Hour — todo mundo que participou #sextou junto.
Divulgamos uma semana antes o Forms com os jogos escolhidos para compor o Torneio. Lá, se inscreveu quem gostaria de participar de cada jogo.
Ao todo, 55 Bridgers jogaram em ao menos uma categoria no Torneio e-vent. Contando quatro integrantes da Gestão de Pessoas organizando o evento, isso significou uma participação voluntária de 47% do Laboratório!
Sem contar as pessoas que participaram pelas conversas dos comentários de cada partida 😉
3. Engajar com individualidade e identidades visuais únicas
O sorteio de quais pessoas entrariam em quais times foi mais ou menos aleatório. Separamos as pessoas por modalidade que jogariam e então as distribuímos aleatoriamente entre as quatro equipes.
Mas até aí, estava tudo muito nas mãos da Gestão, e queríamos que todos se sentissem parte da construção do evento, assim como aconteceria se estivéssemos no presencial. Por isso, criamos um patch diferente para cada equipe, e deixamos que os integrantes escolhessem qual seria o nome.
Por mais simples que sejam, ações como essa promovem a conversa entre participantes das equipes, o que é exatamente o objetivo de um evento de integração!
Estes foram os nomes escolhidos para cada equipe! Cada um com uma história bacana por trás 🙂
4. Criar canais específicos de comunicação
Cada equipe escolheu seu líder, que seria responsável pelo planejamento de quais jogadores entrariam em cada partida e a comunicação direta com a equipe organizadora do evento.
Esse canal serviu, simultaneamente, para facilitar a comunicação com quem participaria do evento e integrar ainda mais participantes com seus líderes. Assim, ao invés de apenas receber as ordens já ditadas da Organização, as equipes foram protagonistas nas suas escolhas para o Torneio.
5. Criar salas específicas no Google Meet
Como garantir que participantes pudessem se comunicar a cada rodada de jogos, sem se sobrepor? A infraestrutura necessária para Gartic e Stop, por exemplo, era grande, já que foram diversas partidas de cada jogo.
Pouco antes do Torneio Bridge, foram criados diversos eventos no Google Agenda com link para um Google Meet. Cada evento correspondia a uma partida de jogo feito.
O processo deu trabalho, mas garantiu que as pessoas que fossem jogar a partida, além da moderação (integrantes da Gestão de Pessoas) pudessem se encontrar para debater e acessar o link de cada partida.
6. Transmitir ao vivo os jogos para comentários e torcida
Além da moderação em cada sala de participantes dos jogos Stop e Gartic, houveram mais três salas que Bridgers, participantes do Torneio ou não, poderiam acessar quando quisessem para acompanhar os jogos.
Na prática, as salas funcionavam como uma transmissão ao vivo de cada rodada. A diversão foi garantida pra quem acompanhou as tentativas de desenho no Gartic, as respostas mirabolantes no Stop, e as emoções de Rocket, LoL e CS (que foram transmitidos na Twitch do Laboratório).
As mensagens foram enviadas no canal geral do Slack do Bridge.
7. Divulgação dos resultados do evento
Depois de um pequeno erro no cálculo de uma das pontuações, que havia colocado duas equipes empatadas em primeiro lugar, o resultado oficial (versão 2.0) saiu na segunda-feira após o Torneio.
(Dica #0. Nem tudo vai ser perfeito)
Para a transparência do resultado, foram disponibilizadas as planilhas com resultados de todos os jogos, as pontuações de cada posição em cada jogo (que comunicamos desde o início da divulgação do Torneio) e quanto cada equipe havia recebido nas cinco modalidades.
No final, a equipe Dinoco (lembra de Carros?) foi a vitoriosa.
Mas a verdade é que o prêmio mesmo foi esse momento de integração fantástico que vivemos 😊
Post que fizemos no Instagram divulgando o resultado do Torneio!
8. Não esqueça das redes sociais!
Por ~penúltimo, mas não menos importante, não esqueça de divulgar seu evento nas redes sociais! Mesmo que não seja um evento aberto ao público, é uma maneira de traduzir em ações o que sua cultura e propósito significam.
Por isso, fizemos uma campanha grande no Instagram do Laboratório: anúncio das equipes, dos jogos que seriam disputados, de #TBT dos Torneios passados e enfim, dos resultados.
Além disso, fizemos um acompanhamento em tempo real no Instagram dos jogos nos Stories, interagindo com o público sobre as respostas do Stop, apostas para Rocket League e várias outras maneiras de integrar público e evento 📱
9. Tenha um Feedback oficial do evento
A última dica foi da ação que finaliza cada evento nosso, seja ele remoto ou presencial. Temos uma cultura de feedback oficial bem consolidada e percebemos a melhora que advém de cada sugestão e agradecimento nos eventos!
Por isso, o natural foi realizarmos um Feedback do Torneio e-vent. Dos 55 participantes, 24 responderam o formulário (que, assim como o evento, não é obrigatório). A partir dele tivemos insights para novos eventos remotos e uma grande comemoração: 97% de satisfação com o evento como um todo 💙
O Laboratório Bridge atua no Centro Tecnológico da Universidade Federal de Santa Catarina (CTC/UFSC), com equipes formadas por bolsistas graduandos, pós-graduandos e profissionais contratados. É orientado por professores do CTC e do Centro de Ciências da Saúde (CCS/UFSC).
Desde 2013, desenvolvemos sistemas e aplicativos para gerenciamento da saúde pública em parceria com o Ministério da Saúde e a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA).
